Illustratie van Iris van Tilburg van Yris Design
Er bestaan nog veel onduidelijkheden over welke kosten je nu wél en welke kosten je niet af kunt trekken. Zakelijke kosten zijn in eerste instantie volledig aftrekbaar. Er geldt echter een uitzondering voor zogenoemde gemengde kosten. Onze tips geven meer duidelijkheid.
Waarom trekken we kosten af?
Kosten wil je aftrekken omdat je daarmee de winst verlaagt. Omzet minus kosten is winst. Hoe minder winst je maakt, hoe minder belasting je betaalt. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat je zoveel mogelijk kosten moet maken. Je moet natuurlijk wel écht het geld hebben om de uitgaven te kunnen doen. Het belang van de belastingdienst is duidelijk, deze wil zoveel mogelijk belasting ontvangen, dus de belastingdienst wil dat jij zoveel mogelijk winst maakt. Je mag daarom niet zómaar alles opvoeren als bedrijfskosten.
Zakelijke kosten zijn aftrekbaar
De belastingdienst omschrijft zakelijke kosten als kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je onderneming. Je kunt hierbij denken aan:
- huur van de bedrijfsruimte
- verzekeringen
- briefpapier
- marketing
- website
- vakliteratuur
- boekhouder
Dit zijn allemaal zakelijke én dus aftrekbare kosten.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Sommige kosten hebben naast een zakelijk voordeel, ook een privé voordeel. De belastingdienst noemt dit de ´gemengde kosten´. Van deze gemengde kosten is alleen het zakelijk deel aftrekbaar. Bijvoorbeeld:
Telefoonkosten:
Gebruik je de telefoon zowel zakelijk als privé? Dan mag je alleen het deel aftrekken wat je zakelijk gebruikt. Dit is soms lastig om te bepalen en praktisch uit te voeren. Het belangrijkste naar de belastingdienst toe is: ´zorg dat je jouw keuze uit kunt leggen´. Dat wil zeggen: je moet een verdedigbaar standpunt hebben. Dan is het alsnog mogelijk dat de belastingdienst het niet met je eens is en dat je een correctie krijgt opgelegd, maar je loopt dan aanzienlijk minder kans op een boete. Als je thuis gewoon een vaste lijn hebt voor privé-gebruik, dan is het verdedigbaar dat je de kosten van je mobiele telefonie of geheel of grotendeels als zakelijk opvoert, afhankelijk van het soort werk dat je verricht.
Autokosten:
Ook bij de auto is er over het algemeen een privé deel en een zakelijk deel. Voor het gemengde gebruik van de auto heeft de belastingdienst heel veel aanvullende regels beschreven.
Lunch en andere representatiekosten:
Als je zakelijk gaat lunchen, dan is de belastingdienst van mening dat je daar ook je privé-trek mee stilt. De belastingdienst heeft bepaald dat hiervan 20 procent niet aftrekbaar is. Met andere woorden 80 procent van zakelijke lunches en andere representatiekosten (kosten van recepties en feestelijke bijeenkomsten) is aftrekbaar. Maar hier zijn wel weer uitzonderingen op. Ben je bijvoorbeeld trainer en krijgen je cursisten een lunch tijdens de training. Dan voer je die lunch wél gewoon op als zakelijke kosten. Want die lunch heeft voor jou dan een 100% zakelijk karakter.
Niet aftrekbare kosten
Als het persoonlijke voordeel overheerst, zijn de kosten niet aftrekbaar. De belastingdienst geeft aan dat bijvoorbeeld het behalen van je rijbewijs, het bezoeken van de pedicure en de zorgverzekering niet aftrekbaar zijn.
Kleding:
Ook kleding is niet aftrekbaar. Kleding is alleen aftrekbaar wanneer je deze privé echt niet kunt dragen en/of wanneer het bedrijfslogo er op staat.
Verkeersboetes:
Verkeersboetes zijn niet aftrekbaar. Ook niet als je op weg was naar een zakelijke afspraak.
Conclusie
Soms is de vraag of de kosten aftrekbaar zijn eenvoudig te beantwoorden met wel of niet. Soms ligt het wat complexer. En soms is er gewoonweg geen duidelijk ja of nee antwoord op te geven. In het laatste geval is het verstandig jouw standpunt voor te leggen aan de belastingdienst.
Meer tips en bredere achtergrondinformatie ontvangen? Neem dan een gratis abonnement op ons nieuwsbulletin