Boekhoudtip van Margot Rombout
Nu we alles digitaal doen en ontvangen vergeten we wat archiveren is. We leunen en vertrouwen volledig op de digitale wereld. Dat doe ik zelf ook.
Facturen ontvangen we in de mail of een mailtje van telecom bedrijf dat je factuur klaar staat in ‘jouw omgeving’. Wie neemt dan nog de tijd om werkelijk naar ‘jouw omgeving’ te gaan en de factuur te downloaden of op te halen?
In mijn ervaring bijna niemand. Weinig ondernemers zullen de tijd nemen om in ‘hun omgeving’ de factuur op te halen en in een dossiermap te plaatsen.
“Dat hoeft toch niet meer, dat is niet van deze tijd” krijg ik vaak te horen.
Nu, dat is zeker wel van deze tijd, dat is van alle tijd. Of het nu het digitale tijdperk is of het papieren tijdperk.
Je bent ondernemer dan moet je ook facturen kunnen laten zien. Geen administratie zonder bonnetjes en inkoopfacturen. Ik hoor van ondernemers dat zij dit wel doen met de verkoopfacturen. Deze worden opgeslagen per klant of opdracht. Deze verkoopfacturen zijn makkelijk te vinden.
Zoiets kun je ook doen met de inkoop bonnetjes en facturen.
Mijn tip:
Maak een mapje op je computer administratie 2026.
- Maak een submapje met digitale inkoopfacturen of inkopen 2026. Plaats daarin alle inkoopfacturen.
- Maak van je pinbonnetjes of kassa bonnetjes een scan en plaats die ook in de submap inkopen 2026.
- Maak een submapje bank. Download elke maand of doe het per kwartaal, het overzicht van de bank, alle bij- en afschriften.
- Eventueel kun je nog een submapje maken met verzekeringen of andere belangrijke onderdelen van je bedrijf.
Op deze manier heb je het hele jaar overzichtelijk gearchiveerd.
Ten tijde van de aangifte BTW kun je makkelijk de mapjes openen en de inkopen verwerken in je administratie, online of in excel.
Denk nu niet dat je dit veel tijd kost.
Eenmaal je map administratie 2026 en submapje digitale facturen gemaakt, dan is het eenvoudig en heel simpel om alle je inkoopfacturen hierin te slepen. Elke mail met een inkoopfactuur stop je gelijk in de map digitale facturen. Nooit meer een bonnetje zoek, nooit meer wanhopig zoeken in je mailinglijst.
Waar is dat ook al weer??? Waar kan ik dat vinden???
Uit ervaring weet ik dat je op die manier urenlang bezig bent om alle inkoop facturen te zoeken, laat staan je bonnetjes van parkeren, koffie, Hema of Bruna bonnetjes van papier of pennen.
Hou het simpel, eenvoudig en overzichtelijk voor jezelf. Start vandaag nog met map administratie 2026.
Succes!
Toch liever samen aan de slag met een boekhouder?
Kijk dan eens bij onze portretten of neem contact op met ons team. Wij denken graag met je mee.